Chuyển văn phòng, mười hai tuần theo thứ tự

Chuyển văn phòng là một dự án có ngày kết thúc cố định và bốn mươi hạn chót nhỏ phía trước. Phần lớn nhàm chán và một trong số đó, thay đổi địa chỉ đăng ký, có đồng hồ pháp lý. Đây là trình tự chúng tôi chạy với khách doanh nghiệp, từ cuộc nói chuyện đầu với chủ nhà tới tuần sau khi bảng hiệu mới treo lên.

Cập nhật tháng 9, 2026

Mười hai đến tám tuần trước

1. Đọc cả hai hợp đồng như văn bản, không phải tóm tắt. Hợp đồng cũ: thời hạn báo trước, điều khoản hoàn trả mặt bằng (tháo hết nội thất lắp đặt, sơn lại, hay trả nguyên trạng), điều khoản cọc, giờ dọn ra. Hợp đồng mới: ngày bàn giao và "bàn giao" nghĩa là gì, thời gian hoàn thiện và tiền thuê có tính trong lúc đó không, quy định tòa nhà về chuyển đồ, giờ làm việc cho nhà thầu, và thẩm duyệt phòng cháy cho phần hoàn thiện của bạn.
2. Đặt một người phụ trách chuyến chuyển và một người phụ trách giấy tờ. Hai việc khác nhau. Đưa người giấy tờ danh sách này và đồng hồ mười ngày.
3. Chốt ngày chuyển và, riêng ra, ngày bạn ngừng trả tiền mặt bằng cũ. Nếu không cùng ngày, quyết ngay cái gì giữ nội thất và hồ sơ ở giữa: gói lưu trữ có đến nhận hai chiều là câu trả lời chuẩn, và rẻ hơn một tuần chồng lấn trên hai hợp đồng.
4. Đặt viễn thông. Cáp quang tới địa chỉ văn phòng mới có thể mất vài tuần; đặt ngay, với ngày cần hoạt động, và lấy số đơn hàng.
5. Kiểm kê thứ bạn sở hữu. Bàn, ghế, tủ, máy chủ, máy in, bếp. Quyết từng món: chuyển, gửi kho, bán, thanh lý. Nội thất không đi theo dễ bán bây giờ hơn tuần cuối.

Tám đến bốn tuần trước

1. Đặt chuyến. Chuyển thẳng cửa tới cửa vào cuối tuần thì thuê nhà xe thương mại; có khoảng trống hay chuyển theo giai đoạn thì đặt kho với đến nhận ngày cuối và giao khi hoàn thiện được nghiệm thu. Yêu cầu đội dán nhãn và lập danh mục theo phòng ban; đó là thứ làm việc dỡ đồ nhanh.
2. Lập sơ đồ chỗ ngồi văn phòng mới và đánh số từng bàn. Mỗi thùng, ghế và màn hình mang số đó. Dỡ theo số mất một buổi sáng; dỡ theo trí nhớ mất một tuần.
3. Chuẩn bị hồ sơ. Thùng phải giữ (chứng từ kế toán, hợp đồng, hồ sơ nhân sự) đánh mã thùng kèm danh sách nội dung, gửi kho dưới tên công ty với hóa đơn VAT; thùng quá hạn lưu thì hủy, không chuyển.
4. Kế hoạch IT: cái gì tắt lúc nào, ai sao lưu cái gì, mạng lên ở chỗ mới thế nào, thứ tự nối lại máy chủ, điện thoại và máy in. Ghi số đơn internet lên kế hoạch.
5. Ban quản lý, cả hai đầu: đăng ký thang máy, cọc, tấm bảo vệ, thẻ nhà thầu, ra vào ngoài giờ. Xin xác nhận khung giờ bằng văn bản.
6. Báo khách hàng và nhà cung cấp ngày và địa chỉ mới, và báo họ hàng giao tới đâu trong tuần chuyển.

Giấy tờ có đồng hồ

• Đăng ký doanh nghiệp. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trong mười ngày kể từ ngày thay đổi theo Luật Doanh nghiệp. Nộp ngay tuần chuyển, không phải tháng sau; giấy chứng nhận mới là thứ mọi cập nhật khác đòi.
• Thuế. Thông báo cơ quan thuế quản lý về địa chỉ mới; chuyển khác quận hay khác tỉnh thì hồ sơ thuế chuyển sang cơ quan mới và lâu hơn, nên bắt đầu sớm. Cập nhật đăng ký hóa đơn điện tử để hóa đơn xuất sau ngày chuyển in địa chỉ mới.
• Con dấu, nếu có địa chỉ: khắc dấu mới.
• Ngân hàng: cập nhật địa chỉ trên mọi tài khoản và hồ sơ người ký.
• Bảo hiểm xã hội: đổi quận thì hồ sơ BHXH của công ty chuyển sang cơ quan quận mới.
• Nhân sự nước ngoài: giấy phép lao động và thẻ tạm trú ghi địa chỉ công ty; hỏi đơn vị làm thủ tục xuất nhập cảnh giấy nào cần điều chỉnh.
• Giấy phép gắn với địa điểm: ăn uống, bán lẻ, giáo dục, phòng cháy. Mỗi loại có thủ tục đổi địa chỉ riêng.
• Hợp đồng, giấy tiêu đề, website, Google, bảng hiệu: địa chỉ nhìn thấy được, cập nhật ngày chuyển.

Hai tuần cuối

1. Xác nhận đội, xe, khung giờ thang máy và danh sách thẻ ở cả hai tòa nhà.
2. Đóng gói bàn cá nhân chiều cuối: mỗi người một thùng, đánh số bàn mới, hộc khóa dọn trống.
3. Dán nhãn màn hình, bàn phím và dây theo số bàn; chụp ảnh cách đi dây từng bàn trước khi rút.
4. Sao lưu mọi thứ, rồi sao lưu lần nữa vào ổ đi cùng một người, không phải lên xe.
5. Đi một vòng văn phòng cũ với chủ nhà: đồng hồ, chìa khóa, thẻ, hiện trạng đối chiếu điều khoản hoàn trả, và ngày trả cọc bằng văn bản.

Ngày chuyển và tuần sau

• Quận trung tâm cấm xe tải vào đường chính giờ cao điểm; chuyển văn phòng ở Quận 1 và 3 chạy cuối tuần hoặc từ giữa buổi sáng.
• Mỗi đầu một người cầm sơ đồ chỗ ngồi. Đồ về đúng số bàn ngay lần đầu.
• IT lên theo thứ tự đã định; số đơn internet để sẵn.
• Đăng ký thay đổi nộp trong mười ngày. Hóa đơn điện tử và ngân hàng cập nhật theo giấy chứng nhận mới.
• Thứ gì gửi kho về theo yêu cầu: tủ của một phòng ban khi tầng của họ xong, một thùng hồ sơ khi kế toán hỏi.

Kho trong lúc chuyển văn phòng

Gói doanh nghiệp đứng tên công ty với hóa đơn VAT, số PO và đăng nhập nhóm để nhiều người cùng yêu cầu lấy đồ. Văn phòng nhỏ vừa gói Large ở 4.900.000 ₫ một tháng; hồ sơ thường có gói khu thường riêng. Đến nhận tính theo cỡ gói, hai chiều từ 5.100.000 ₫, gồm tháo, bọc và lắp lại bàn và tủ. Chúng tôi đã chuyển và lưu trữ cho khách doanh nghiệp và B2B cũng như hộ gia đình, và giấy tờ là phần họ để ý: bảng kê theo mã thùng, hóa đơn kế toán chấp nhận, và một đầu mối trả lời.

Câu hỏi thường gặp