Lưu trữ tài liệu và hồ sơ

Hồ sơ giấy chiếm chỗ đắt tiền trong văn phòng, phải giữ nhiều năm theo luật, và mỗi năm bị lấy ra vài lần. Kho có mã thùng và ảnh làm đúng ba việc đó rẻ hơn tủ hồ sơ trong văn phòng.

Cập nhật tháng 9, 2026

Giữ bao lâu theo luật

Luật Kế toán 2015 quy định ba mức thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: tối thiểu 5 năm cho tài liệu dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên; tối thiểu 10 năm cho chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm; và vĩnh viễn cho tài liệu có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm cũng có thời hạn riêng theo quy định ngành. Hãy hỏi kế toán trưởng hoặc luật sư của bạn cho từng loại; điều chắc chắn là phần lớn hồ sơ phải giữ lâu hơn hợp đồng thuê văn phòng.

Đóng thùng hồ sơ đúng cách

1. Sắp theo năm rồi theo loại. Không trộn năm trong một thùng vì sẽ không tiêu hủy được hết thùng khi hết hạn.
2. Bìa còng dựng đứng, gáy quay lên; tập kẹp đặt phẳng. Không nhồi; thùng phải đóng nắp phẳng.
3. Ghi ngoài thùng: bộ phận, năm, nội dung, ngày hết hạn lưu trữ. Ghi cùng nội dung vào ghi chú trên trang quản lý.
4. Hồ sơ mật: niêm phong bằng băng dán ký tên trước khi giao. Đội ngũ chụp ảnh thùng đã niêm phong, không mở.
5. Không bỏ túi hút ẩm silica trực tiếp lên giấy; kho máy lạnh đã kiểm soát ẩm.

Vì sao giấy cần kho máy lạnh

Giấy hút ẩm nhanh hơn gần như mọi thứ trong văn phòng. Trên 65% độ ẩm, mốc mọc thành đốm nâu, mực in nhiệt trên hóa đơn phai, giấy dính vào nhau và mọt giấy sinh sôi. Sài Gòn mùa mưa có nhiều ngày độ ẩm trên 85%. Kho máy lạnh 23 đến 25°C giữ ẩm ổn định, và kiểm soát côn trùng định kỳ ngăn mối và mọt. Với hồ sơ phải giữ mười năm, chênh lệch giá giữa kho tiêu chuẩn và kho máy lạnh nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí tái tạo chứng từ.

Truy xuất và tiêu hủy

• Tìm theo tên hay mã thùng trên trang quản lý, kể cả bằng SKU nếu bạn dùng mã nội bộ.
• Yêu cầu giao một thùng; đội ngũ giao đến văn phòng từ ngày hôm sau, trong 48 giờ; hỏa tốc trong 24 giờ, gấp đôi phí.
• Gửi thùng về kho lại sau khi dùng: yêu cầu "gửi thêm" trên tài khoản.
• Hết hạn lưu trữ: yêu cầu tiêu hủy từng thùng. Chúng tôi xác nhận với bạn trước khi làm.
• Lịch sử di chuyển của từng thùng và sổ cái CSV cho kiểm toán.

Chi phí

Doanh nghiệp: hóa đơn VAT đứng tên công ty, tài khoản nhiều người dùng với quyền riêng cho kế toán, hành chính và người chỉ tra cứu. Chúng tôi có kinh nghiệm phục vụ khách hàng doanh nghiệp lớn với hàng trăm thùng hồ sơ theo mã.

Câu hỏi thường gặp