Lưu trữ hồ sơ cho công ty

Hồ sơ giấy là bài toán lưu trữ mọi công ty Việt Nam đều có mà không ai lên kế hoạch. Luật Kế toán nói phải giữ bao lâu, cơ quan thuế có thể hỏi bất cứ tập nào, và văn phòng thuê theo mét vuông. Trang này nói về thời hạn lưu, cách đóng thùng và đánh mã để tìm được một tập, và chi phí giữ trong kho máy lạnh thay vì trong tủ.

Cập nhật tháng 9, 2026

Thùng Tủ Mây xếp trong xe, chuẩn bị về kho

Trả lời ngắn

Tài liệu kế toán lưu tối thiểu năm năm, mười năm hoặc vĩnh viễn tùy loại, theo Luật Kế toán 2015 và nghị định hướng dẫn. Mười năm là trường hợp phổ biến: chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính, hóa đơn.
Thời hạn tính từ khi kết thúc năm tài chính mà tài liệu thuộc về, nên hóa đơn năm 2026 giữ tới hết năm 2036.
Một thùng vừa, 60 × 40 × 40 cm, chứa khoảng một tá bìa còng. Đầy giấy thì quá 20 kg, nên hồ sơ vào thùng nhỏ hoặc hai phần ba thùng.
Kho máy lạnh 23 đến 25°C giữ giấy phẳng và không mốc: 1.550.000 ₫ một tháng cho 12 thùng, 3.050.000 ₫ cho 24, 6.150.000 ₫ cho 48.
Mỗi thùng đánh mã và lập danh sách; lấy một tập theo yêu cầu, giao ngày hôm sau; yêu cầu hủy từ cổng khi hết hạn lưu.

Phải giữ gì, và bao lâu

Thời hạn lưu theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016
Tài liệu	Tối thiểu	Ví dụ
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính	5 năm	Phiếu thu, phiếu chi nội bộ không lưu cùng sổ, phiếu nhập xuất kho, bảng kê phụ
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, và báo cáo tài chính	10 năm	Hóa đơn xuất và nhận, chứng từ ngân hàng, sổ cái và sổ chi tiết, báo cáo tài chính năm, báo cáo kiểm toán, sổ tài sản cố định
Tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng	Vĩnh viễn	Hồ sơ thành lập, điều lệ và sửa đổi, hồ sơ liên quan tranh chấp, và bất cứ gì công ty quyết không bao giờ được mất

Đó là mức tối thiểu, và quyền kiểm tra của cơ quan thuế trải dài qua các mốc đó, nên phần lớn phòng tài chính giữ mọi thứ mười năm và hủy theo lịch thay vì quyết từng tập. Hợp đồng, hồ sơ nhân sự, giấy phép và biên bản hội đồng không thuộc thời hạn kế toán nhưng giữ ít nhất bằng thời gian nghĩa vụ trong đó còn hiệu lực, và thường lâu hơn. Quy tắc thực tế: mỗi thùng có năm "giữ tới" khi đóng, và không gì bị hủy trước đó.

Đóng thùng hồ sơ để tìm được

Một thùng, một phòng ban, một năm khi có thể. Thùng lẫn lộn là lý do lấy một tập mất cả buổi chiều.
Tập giữ nguyên trong bìa còng hoặc vào bìa có nhãn; giấy rời bó theo tháng. Không gì để rời trong thùng.
Mỗi thùng có mã ở hai mặt, phòng ban, loại tài liệu, khoảng thời gian và năm "giữ tới": "FIN-2026-03 · Hóa đơn bán ra · 01 đến 06/2026 · giữ tới 2036".
Bảng kê một dòng mỗi thùng do công ty giữ và phản chiếu trong danh mục kho, nơi mỗi thùng là một món tìm được kèm ảnh.
Thùng đóng hai phần ba, hoặc giấy vào thùng nhỏ, để mỗi thùng nhấc an toàn và xếp chồng không bẹp.
Hồ sơ mật ghi chú trên bảng kê, không ghi trên thùng.

Lấy một tập

Tìm trong danh mục theo mã thùng hay chữ trên nhãn, yêu cầu giao, và thùng tới văn phòng sớm nhất ngày hôm sau với 500.000 ₫ một chuyến, đã gồm năm thùng. Với yêu cầu của cơ quan thuế có hạn, giao hỏa tốc gấp đôi phí và đưa thùng tới trong 24 giờ. Thùng về kho ở chuyến nhận kế tiếp hoặc ở lại văn phòng tới khi bạn xong; lịch sử luân chuyển ghi ai yêu cầu và khi nào, là dấu vết kiểm toán thanh tra viên mong đợi.

Hủy khi hết hạn

Mỗi năm, lọc danh mục theo "giữ tới" và yêu cầu hủy các thùng đã qua hạn. Ghi chú giấy có mật và phải hủy bằng máy thay vì tái chế, và giữ biên bản hủy cùng bảng kê; hồ sơ về thứ đã hủy và khi nào cũng đáng giữ. Không gì bị hủy mà không có yêu cầu từ người dùng tài khoản có đúng vai trò.

Vì sao giấy cần máy lạnh

Giấy là thứ nhạy ẩm nhất công ty sở hữu. Trong phòng không máy lạnh ở thành phố này, trang gợn sóng, mực loang, kim bấm gỉ và mốc lấm tấm mép chỉ sau một mùa, và hồ sơ mười năm thành không đọc được ở năm thứ tư. Khu máy lạnh 23 đến 25°C giữ giấy phẳng và khô, trên kệ cách sàn, kiểm soát côn trùng định kỳ. Phần chênh so với khu thường là vài trăm nghìn mỗi tháng so với cái giá của một hồ sơ bạn không xuất trình được.

Chi phí so với tủ ở văn phòng

Hồ sơ cỡ một căn một phòng ngủ, bốn mươi thùng, là gói Large máy lạnh 6.150.000 ₫ một tháng, hay 49.980.000 ₫ một năm với cam kết mười hai tháng; cùng bốn mươi thùng đó ở văn phòng trung tâm chiếm một phòng thuê đắt hơn. Hồ sơ ít là gói Small 1.550.000 ₫. Gói doanh nghiệp có hóa đơn VAT, số PO và đăng nhập nhóm để tài chính, hành chính và kiểm toán viên mỗi người thấy thứ mình cần.

Bảng giá Tủ Mây · kho thường / kho máy lạnh

Valet · Small · 12 thùng1.250.000 VND / 1.550.000 VND

Valet · Medium · 24 thùng2.450.000 VND / 3.050.000 VND

Valet · Large · 48 thùng4.900.000 VND / 6.150.000 VND

Kho tự quản · Small1.550.000 VND / 1.950.000 VND

Kho tự quản · Medium3.050.000 VND / 3.800.000 VND

Kho tự quản · Large6.150.000 VND / 7.700.000 VND

Chỉ đến lấy, trả một lầntừ 3.300.000 VND

Đến lấy và giao về, trả một lầntừ 5.100.000 VND

Giao lẻ giữa chừng, mỗi chuyến500.000 VND, đã gồm 5 thùng

Gửi 3 / 6 / 12 thánggiảm 5% / 10% / 15%

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn phải giữ bao lâu?

Tối thiểu mười năm, là chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, tính từ khi kết thúc năm tài chính mà hóa đơn thuộc về.

Kiểm toán viên xem danh mục được không?

Được. Cấp cho kiểm toán viên tài khoản vai trò xem trong thời gian kiểm toán; người xem thấy danh mục và lịch sử luân chuyển, không đổi được gì.

Lấy một thùng về nhanh nhất bao lâu?

Sớm nhất ngày hôm sau với 500.000 ₫ một chuyến, đã gồm năm thùng; trong 24 giờ với giao hỏa tốc, gấp đôi phí.

Có hủy giấy bằng máy không?

Yêu cầu hủy từ cổng và ghi chú giấy có mật; giấy được hủy thay vì tái chế và lần hủy được ghi trong lịch sử luân chuyển.

Gửi ổ cứng, băng từ cùng giấy được không?

Được. Ổ cứng, băng và USB vào khu máy lạnh, dán nhãn và lập danh sách như mọi món khác. Khóa mã hóa giữ ở nơi khác.

Gửi đồ, lấy lại khi cần

Chúng tôi đến tận nhà, đóng gói, chụp ảnh từng món và giữ trong kho điều hòa. Một tin nhắn là món nào cũng về tới cửa.

Đặt lịch đến nhận Xem bảng giá