Kiểm kê kho định kỳ

Sổ sách chỉ đúng cho tới lần kiểm kê tiếp theo chứng minh ngược lại. Đó là lý do kiểm kê không phải việc cuối năm mà là việc định kỳ. Trang này nói cách một đợt kiểm kê chạy khi hàng của bạn nằm trong kho của chúng tôi, và bạn nhận được gì sau đó.

Cập nhật tháng 9, 2026

Vì sao con số lệch

• Lấy hàng gấp mà quên ghi, rồi không ai nhớ đã lấy bao nhiêu.
• Hàng trả về xếp lại lên kệ nhưng chưa cộng vào tồn.
• Hai mã giống nhau về hình dáng, đếm nhầm sang nhau.
• Hàng hỏng bỏ đi mà không có dòng nào ghi lại.

Không cách nào bỏ hết được những chuyện này. Cách duy nhất là đếm lại đủ thường xuyên để sai lệch còn nhỏ và còn nhớ được nguyên nhân.

Một đợt kiểm kê chạy thế nào

1. Bạn mở đợt kiểm kê trong tài khoản. Hệ thống khóa lại, không cho mở đợt thứ hai cùng lúc, để hai người không đếm chồng lên nhau.
2. Đội kho đi theo kệ và nhập số đếm được cho từng mã.
3. Mỗi dòng hiện ba con số: hệ thống đang ghi bao nhiêu, đếm được bao nhiêu, lệch bao nhiêu.
4. Bạn xem qua phần lệch. Có dòng giải thích được ngay, có dòng cần hỏi lại người đếm, và tên người đếm nằm ngay đó.
5. Đóng đợt. Nếu chọn áp dụng, tồn kho sửa theo số đếm được, và sổ xuất nhập ghi một dòng nói rõ đây là chỉnh sau kiểm kê số mấy.
6. Xuất báo cáo chênh lệch ra CSV cho kế toán.

Nên kiểm kê bao lâu một lần

Tùy hàng đi ra vào nhiều hay ít. Hàng bán chạy, nhiều mã, ra vào hàng tuần thì mỗi tháng một lần là hợp lý. Hồ sơ lưu trữ hay hàng mùa thì mỗi quý là đủ. Điều đáng nói là kiểm kê nhỏ và thường xuyên dễ hơn nhiều so với một đợt lớn cuối năm, vì lệch ít thì còn truy ra được nguyên nhân.

Sau kiểm kê

Con số đã được sửa, nhưng cái đáng giữ là phần giải thích. Nếu một mã lệch tháng nào cũng lệch, vấn đề không nằm ở người đếm mà nằm ở cách mã đó được lấy ra hay xếp về. Sổ xuất nhập giữ đủ lịch sử để nhìn ra chuyện đó, và xuất CSV được bất cứ lúc nào.

Câu hỏi thường gặp